Pisanie wiadomości e-mail wydaje się być sprawą prostą i nie wymagającą szerszego opisu. Niestety wiele osób nie ma pojęcia jak je pisać i popełnia błędy, których można by łatwo uniknąć.
Jeśli wysłałeś maila i nie dostałeś odpowiedzi, zamiast winić odbiorcę, zastanów się najpierw, czy sam nie zrobiłeś czegoś źle i czy na pewno wiesz jak pisać maile.
Najpierw sprawdź, co widzi odbiorca w polu nadawcy, gdy wysyłasz mu maile. Jeśli to „buziaczek1992″, „info” albo „kontakt”, to jeśli nawet jakimś dziwnym trafem Twój mail nie trafi do spamu, nie zachęcasz tym „podpisem” do rozmowy.
Zmień ustawienia poczty i wpisz tam swoje imię i nazwisko, bo człowiek już tak ma, że najlepiej jest mu zawsze porozumieć się z człowiekiem, który się jakoś nazywa.
Jeśli jesteś z kimś na „Ty”, jesteście w zbliżonym wieku, znacie się z Internetu itp., nie ma problemu – „Cześć Tomek” załatwia sprawę.
Kłopot pojawia się, kiedy piszesz do osoby, której nie znasz albo nie jesteś z nią po imieniu. Tak naprawdę nie ma idealnego rozwiązania. „Szanowna Pani” jest koszmarnie sztywne, „Dzień dobry” nie ma większego sensu, biorąc pod uwagę że nigdy nie wiesz, kiedy mail zostanie przeczytany, „Pani Anno” albo, co gorsza, „Pani Aniu”, może zostać przez kogoś odebrane jako nadmierne spoufalanie się, „Witam” jest bezosobowe i niepoprawne z punktu widzenia logiki.
Ja najczęściej wybieram nieidealne „Dzień dobry”, ale wszystko będzie lepsze niż przechodzenie od razu do treści albo bezosobowe twory typu „Jest sprawa…”, „Prośba o…”.
Pamiętaj: walczysz o cenny czas odbiorcy, więc pisz krótko. Na pewno da się prościej i krócej powiedzieć to, co chcesz powiedzieć. Wyobraź sobie, że płacisz za każde słowo i staraj się zostawić jak najwięcej kasy w swoim portfelu.
Staraj się również ograniczyć liczbę możliwych odpowiedzi zadając pytania zamknięte, czyli takie na które można odpowiedzieć „tak” lub „nie”.
Zakończ wiadomość wyraźnym wezwaniem do działania (np.” Proszę, odpowiedz na tego maila w ciągu 2 dni, żebyśmy zdążyli zarezerwować bilety” lub ” Zadzwonię do Pana jutro, żeby omówić szczegóły propozycji”).
Dużo łatwiej czyta się tekst podzielony na akapity, gdzie nowa myśl to nowa linia, z polskimi znakami i wielkimi literami. Można go szybko przeskanować wzrokiem i łatwo zorientować się o co chodzi, można też wygodnie odnieść się do poszczególnych części. Jeśli mamy dużo różnych spraw do omówienia, dobrze jest zastosować wypunktowanie albo numerowaną listę.
Jeśli wysyłasz masowy mailing, wklejaj kolejne adresy w polu UDW – w ten sposób odbiorcy nie będą widzieć nawzajem swoich danych. To nie tylko nieeleganckie, ale i niezgodne z prawem, warto więc się pilnować.
Skrzynki pocztowe wyświetlają wiadomości i odpowiedzi w ciągłym wątku. Jeśli wymieniamy wiele maili dotyczących tej samej sprawy, trzymajmy się jednego wątku, żeby nasz rozmówca w każdej chwili mógł łatwo odszukać wcześniejsze ustalenia.
Jeśli piszesz w sprawach służbowych, pisz ze służbowego maila z adekwatną stopką – to budzi zaufanie.
Podpis to nie tylko Twoje imię i nazwisko. To też jakaś dodatkowa informacja o Tobie, kim jesteś, czym się zajmujesz (do stopki dołączysz adres Twojej strony www) i przede wszystkim – jak inaczej można się z Tobą skontaktować. Czasem łatwiej jest odbiorcy do Ciebie zadzwonić czy wysłać Ci wiadomość na Facebooku, więc daj mu tę możliwość i podaj kontakt do siebie. Pamiętaj też, że podpis to nie najważniejsza część maila, więc staraj się, żeby nie zajmował więcej niż 4-5 wierszy.
Sąd Rejonowy w Olsztynie, VIII Wydział Gospodarczy
KRS: 0000750685, NIP: 7393919889, REGON: 381494679
Płatności realizowane są przez:
